Kniha došlých faktur - Historie editací

WikiSysop v 9. 1. 2013, 13:36

2013-01-09T13:36:27Z

WikiSysop v 9. 1. 2013, 13:34

2013-01-09T13:34:46Z

WikiSysop v 9. 1. 2013, 13:33

2013-01-09T13:33:28Z

WikiSysop: Založena nová stránka: Agendy - Kniha došlých faktur a Kniha odeslaných faktur – v TISu je evidence sloužící k přehledu o vzniklých závazcích a pohledávkách a o způsobu uhrazov...

2012-07-26T13:49:56Z

Založena nová stránka: Agendy - Kniha došlých faktur a Kniha odeslaných faktur – v TISu je evidence sloužící k přehledu o vzniklých závazcích a pohledávkách a o způsobu uhrazov...

Nová stránka

Agendy - Kniha došlých faktur a Kniha odeslaných faktur – v TISu je evidence sloužící k přehledu o vzniklých závazcích a pohledávkách a o způsobu uhrazování těchto faktur.

==='''Možnosti a funkce knihy došlých - odeslaných faktur '''===
*elektronická evidence došlých / odeslaných faktur
*kontrola splatnosti, upomínání
*načítání výpisů z banky
*načítání dávek Složenek A
*automatické párování
*účtování pohledávek, závazků
*tvorba platebních příkazů, export bankovních příkazů načítání exportovaných platebních příkazů bankovními programy

==='''Spuštění agendy došlých - odeslaných faktur '''===
po spuštění TISu klikneme na Agendy – Kniha došlých faktur / Kniha odeslaných faktur. Automaticky se nám otevře agenda – Kniha došlých faktur / Kniha odeslaných faktur.
Obrazovka je rozdělena do dvou částí :
horní část okna slouží k zobrazení seznamu pořízených případů (došlých faktur ) 
spodní část okna zobrazuje detaily jednotlivých případů ( faktur ), kde je možno přepínat mezi jednotlivými záložkami
( Detail, Položky, Příkazy k úhradě / Úhrady )

==='''Pořízení ( evidence ) faktury '''===
===='''Evidence'''====
klikněte na ikonu ''Nový'' anebo stiskněte klávesu ''F3''
*'''Číslo''' : pokud ponecháme v pole nevyplněné ( je zobrazena hvězdička ) číslo se vygeneruje automaticky při uložení dokladu.
*'''Doklad''' : toto pole označuje pod jakým číslem Váš dodavatel označil fakturu
*'''Datum vystavení, splatnosti, zdanitelného plnění :''' pro vyplnění můžete použít ruční zápis anebo kalendář ( kliknutím na šipku v pravé části pole )
*'''Vlastní bankovní účet :''' vyberte z nabídky jeden z bankovních účtů. Pokud se nezobrazí žádná možnost, je pravděpodobné, že nejsou navedeny bankovní účty organizace ( Administrace – Organizace – Bankovní účty )
*'''Číslo smlouvy / objednávky :''' zde vyplňte číslo objednávky anebo číslo smlouvy, pole slouží pro evidenci či případné vyhledávání, statistiku
*'''Subjekt :''' toto pole nám slouží k identifikaci dodavatele, kliknutím na tlačítko Subjekt se automaticky otevře okno. Zde v seznamu vybereme organizaci anebo fyzickou osobu, dvojklikem subjekt označíme a přeneseme do editované došlé faktury. Pokud jsme dodavatele v seznamu Subjektů nenalezli musíme je zaevidovat a to provedeme kliknutím na tlačítko Nový, vyplněním evidenčních údajů. Po uložení program automaticky vyhledá nový záznam a následovným dvojklikem jej vybereme a přeneseme do faktury.
*'''Variabilní symbol :''' v TISu je variabilní symbol klíčovým identifikátorem, podle kterého program vyhledá a spáruje platbu s fakturou.
*'''Specifický a Konstantní symbol :''' nepovinná pole
*'''Forma úhrady :''' slouží pro evidenci, případné vyhledávání, statistiku.
*'''Bankovní spojení :''' pro bezhotovostní platbu, pomocí modulu Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace – Příkazy k úhradě ) je bezpodmínečně nutné vyplnit číslo účtu a kód banky ( v případě, že číslo účtu má předčíslí oddělte jej pomlčkou )
*'''Částka celkem :''' pro evidenci a kontrolu, stačí evidovat celkovou částku faktury, kterou zapíšete do toho pole.
*'''Zbývá uhradit :''' informační pole
*'''Popis :''' v toto pole umožňuje textový zápis ( je možné uvést text z faktury případně prostor pro vlastní poznámku )
 Pod polem Popis se nacházejí pole, které informují o tom v jakém stádiu se daná faktura nachází ( Pořízeno, Zkontrolováno, Schváleno, Přeplatek, Nedoplatek )
Po vyplnění potřebných evidenčních údajů nově pořizovanou fakturu Uložíme a to buď kliknutím na ikonu Uložit anebo použitím klávesy F2
===='''Záložky '''====
*'''Položky –''' tato záložka umožňuje podrobně rozepsat jednotlivé položky, tím vznikne podrobný přehled o položkách uvedených na došlé faktuře
*'''Pořizování jednotlivých položek :''' pro to abychom mohli pořídit položky faktury musíme kliknout na ikonu Upravit anebo na klávesu F4. Pro pořízení Nové položky faktury klikneme na ikonu Nový zapíšeme údaje Kód – dvojklikem otevřeme okno s nabídkou kódů ( v případě, že se nám okno otevře, ale k výběru není žádný Kód dostupný, je pravděpodobné že nejsou zavedeny v systému – ( Administrace – Účetnictví – Kategorie typu písemností ) vybereme, 2 x klikneme okno se automaticky uzavře, doplníme částku a popis položky, kliknutím na ikonu Uložit uložíme.
Úprava již pořízených položek se provádí kliknutím na ikonu upravit, opravou, změnou údajů a následovným uložení.
Smazání pořízené položky – kliknutím na ikonu popelnice.

*'''Příkazy k úhradě / Úhrady ''' '''Jednotlivý příkaz k úhradě :''' v seznamu vybereme fakturu které chceme vytvořit příkaz k úhradě, klikneme na záložku Příkazy k úhradě / Úhrady, zde klikneme na tlačítko Vytvořit příkaz k úhradě ( Žlutá žárovka ), automaticky se otevře okno Příkazy k úhradě v módu úpravy a zde vyplníme údaje a Příkaz k úhradě uložíme. '''Hromadný příkaz k úhradě :''' ze seznamu faktur označíme ty faktury, u kterých chceme vystavit Příkaz k úhradě. Označení provedeme stisknutím a podržením tlačítka CTRL a jednotlivým klikáním na faktury v seznamu. Když máme faktury označené, kdekoliv v seznamu klikneme na myši na pravé tlačítko, otevře se nabídka / menu, kde vybereme Vystavit příkazy k úhradě. Příkazy k úhradě se automaticky vygenerují, kontrolu lze provést v záložce Příkazy k úhradě / Úhrady anebo v agendě Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace - Příkazy úhradě )

*'''Odeslání příkazů k úhradě –''' odeslání příkazů k úhradě provádíme v agendě Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace - Příkazy k úhradě ). Zde vybereme příkaz k úhradě, který chceme proplatit, zkontrolujeme zavedené údaje, vybereme bankovní účet, pro který budeme vystavovat příkazy k úhradě, výběr provedeme pomocí výběru bank. účtu v masce. Jakmile máme vše překontrolováno můžeme vygenerovat dávkový soubor. Klikneme na tlačítko odeslat příkazy, program se ještě jednou dotáže zda opravdu chceme exportovat příkazy k úhradě.
Po potvrzení, se otevře okno, kde : pole Tajná část kódu, můžeme zanechat nevyplněno; Datum zpracování program vyplní automaticky, aktuálním datem.
Překontrolujte údaje, a klikněte na tlačítko Export ( jméno souboru je generováno automaticky programem dle aktuálního data a do přednastaveného adresáře : C:\Program files\TopSpin\Tis, zde naleznete exportovaný soubor s Příkazem k úhradě, který načtete do vašeho bankovního programu.

===='''Účtování '''====
V záložce Účtování můžeme provádět proúčtování jak Předpisu tak i Úhrady, proúčtované doklady je pak možno prohlížet, kontrolovat v agendě Prohlížení účetních zápisů ( Agendy – Účtárna – Prohlížení účetních zápisů ).
*'''Účtování Předpisu :''' v záložce Účtování klikneme na tlačítko Účtování předpisu, otevře se okno ve kterém provedeme proúčtování.
*'''V poli Subřada :''' vybereme kód přednastavené číselné řady ( nastavení : Administrace – Účetnictví – Číselné řady účetního deníku ), klikneme na tlačítko Zjisti číslo dokladu, kdy mám program automaticky vygeneruje číslo účetního dokladu. Doplníme text do pole Popis dokladu a klikneme na tlačítko Proúčtovat. Pokud by nastala situace, že se doklad neproúčtuje vůbec anebo v účetních zápisech nalezneme chybu, je nutné pro kontrolovat přednastavené kontace Administrace - Účetnictví – Účetní předkontace ).Pro účtování Úhrady použijeme stejný postup, jako při proúčtování Předpisu.

*'''Historie :''' záložka historie nám ukazuje sled úkonů a činností, které jsme prováděli na kartě Faktury a to s přesným momentem ( tedy datum, hodina a minuta ) kdo s kartou pracoval a co přesně dělal ( pořízení, opravy, proúčtování ).
*Dokumenty – v záložce Dokumenty je možné přihrávat dokumenty ( oskenovaná došlá, odeslaná faktura, potvrzení o zaplacení atd ), které se uloží do databáze a budou kdykoliv přístupné všem.
*'''Poznámka –''' v tomto poli je možné zapsat Vaši poznámku k dané faktuře.

==='''Tisk knihy došlých / odeslaných faktur'''===
Tisk faktury probíhá kliknutím na tlačítko Sestavy, kde vybereme požadovanou sestavu a pokračujeme kliknutím na tlačítko Generovat, automaticky se otevře sestava v programu Acrobat Reader, zde zvolíme Tisk. Je také možné vytisknout seznam faktur zavedených v Knize došlých faktur. Výběr lze omezit a to použitím filtru ( seznam je možné omezit na faktury zaplacené od / do určitého data, případně vyfiltrovat faktury od / do čísla faktury ). Pro provedení výběru je nutné kliknout na tlačítko Obnovit případně použít klávesu F5. Po provedení výběru, klikneme na tlačítko Sestavy, vybereme ze seznamu sestavu Kniha došlých / Odeslaných faktur, klikneme na tlačítko Generovat, automaticky se otevře sestava v programu Acrobat Reader, zde zvolíme Tisk.

==='''Filtr '''===
pomocí Filtru je možné omezit zobrazení v seznamu došlých / odeslaných faktur a to nastavením parametrů dle kterých je možno filtrovat zadáním údajů do jednotlivých polí anebo kombinací těchto parametrů :
*'''Kniha –''' zvolením knihy se nám zobrazí všechny údaje zapsané v dané Knize.
*'''Úhrada –''' výběrem z nabídky je možno filtrovat podle uhrazení ( zaplaceno, zaplaceno částečně, neuhrazeno atd. )
*'''Schválení –''' vyfiltruje záznamy dle statusu : Pořízeno, Schváleno
*'''Splatnost –''' zapsáním data od do, program vybere faktury splatné v tomto období
*'''Vystavení -''' zapsáním data od do, program vybere faktury vystavené / zapsané v tomto období
*'''Číslo –''' zadáním čísla od do, program vybere záznamy v rozmezí pořadových čísel shodných se zadanými parametry
*'''Popis –''' vyhledávání dle popisu
*'''Cizí bankovní účet –''' systém vybere všechny záznamy, které se budou shodovat se zadaným bankovním účtem
*'''Doklad –''' vyhledávání dle dokladu
*'''Smlouva –''' vyhledání podle čísla smlouvy případně objednávky
Po zadání požadovaných parametrů klikneme na ikonu Obnovit případně stiskneme klávesu F5.

==='''Administrace'''===
===='''Bankovní účet '''====
nemáme-li v TiSu zaveden bankovní účet, pro správné fungování Knihy Došlých / Odeslaných faktur, je nezbytné číslo bankovního účtu nastavit. Zvolíme : Administrace – Organizace, otevře se nám okno, zde vybereme záložku Bankovní účty. Pokud již bankovní účet zaveden je, překontrolujeme správnost. Objevíme-li nějakou nesrovnalost, chybu klikneme na tlačítko Upravit, opravíme nesrovnalosti / chyby a uložíme ( ikona Uložit – disketka ). Jestliže bankovní účet není zaveden v systému, klikneme na tlačítko Nový vyplníme údaje, kliknutím na ikonu Uložíme.

===='''Kód - Položky '''====
pro správné fungování je nutné přednastavit Kód ( typ písemnosti ), díky které budeme moci vložit Položky faktury. Zvolíme Administrace – Účetnictví – Kategorie typu písemností. V automaticky otevřeném okně klikneme na ikonu Nový anebo stiskneme klávesu F3 :
*'''v poli Kód KTP :''' číselné označení typu písemnosti
*'''zkratka :''' zkrácené označení typu písemnosti
*'''písemnost :''' z nabídky vybereme druh písemnosti
*'''popis :''' v tomto poli můžeme textově popsat o jakou písemnost se jedná ( předpis, faktura atd. )
*'''kontace předpisu / likvidace, kontace úhrady / krytí :''' kliknutím na tlačítko ( v pravé části pole označené třemi tečkami ) se automaticky otevře okno Administrace účetních předkontací a zde ze seznamu vybereme dvojklikem odpovídající účetní předkontaci.
V poli Typ finančního profilu vybereme z nabídky finanční profil, pro který chceme Písemnost vytvořit. Po překontrolování údajů uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stisknutím klávesy F2.

===='''Nastavení číselných řad '''====
pro Knihy došlých a odeslaných faktur číselnou řadu nastavujeme pro správné generování účetních zápisů při proúčtování. Zvolíme Administrace – Účetnictví – Číselné řady účetního deníku. Po otevření okna ( Administrace číselných řad ) klikneme na tlačítko Nový anebo stiskneme klávesu F3.
*'''pole kód číselné řady :''' vepíšeme číselný kód, který bude jasně definovat o jakou číselnou řadu se jedná. Textově popíšeme v poli Popis. Zvolíme způsob číslování ( synchronně, asynchronně ) nastavíme délku číselné řady ( od do ). Případně můžeme blíže specifikovat řadu zapsáním do pole Prefix a uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stisknutím klávesy F3.
===='''Nastavení Předkontací'''====
proto abychom mohli správně proúčtovat doklady v těchto agendách je nutné správně nastavit účetní předkontace. Zvolíme Administrace - Účetnictví – Účetní předkontace, po otevření okna se zobrazí seznam účetních kontací, které používáme pro proúčtování dokladů v Agendě Pokladna.
*'''Zvolíme ''Nový'' ( kliknutím na ikonu anebo stiskem klávesy F3 )'''
**V poli :
***'''Agenda :''' vybereme z nabídky FPS
***'''Písemnost :''' zvolíme druh písemnosti pro kterou vytváříme kontaci ( Předpis, Faktura atd )
***'''Popis :''' textově popíšeme
Kliknutím na záložku Předkontace v otevřeném okně vytvoříme účetní předkontace. Kliknutím na ikonu Nový se zpřístupní řádek, vyplníme požadovaná pole, kliknutím na ikonu Uložit. Zkontrolujeme zavedené data a uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stiskem klávesy F2.

==='''Další funkce '''===
*'''označit vše –''' označí všechny záznamy / faktury v seznamu
*'''zrušit označení –''' zruší označení
*'''zkontrolovat –''' pracovník s oprávněním Kontrolovat, může provést kontrolu, stav se poté změní z Pořízeno na Zkontrolováno
*'''schválit úhradu -''' pracovník s oprávněním Schválit úhradu, může provést Schválení úhrady, stav se poté změní z Zkontrolováno na Schváleno
*'''vystavit příkazy k úhradě –''' funkce pro hromadné vystavení příkazu k úhradě.
*'''stornovat –''' provede storno došlé / odeslané faktury
*'''rozšířené funkce –''' xml, xls export – exportuje seznam do zvoleného formátu

@@ Řádka 118: / Řádka 118: @@
 **Aktivita: Aktivní
 **Lat, Lon, Zoom: nechat jak je
 Založení Knihy odeslaných faktur proveďte analogicky podle předchozího postupu.

@@ Řádka 98: / Řádka 98: @@
 Kliknutím na záložku Předkontace v otevřeném okně vytvoříme účetní předkontace. Kliknutím na ikonu Nový se zpřístupní řádek, vyplníme požadovaná pole, kliknutím na ikonu Uložit. Zkontrolujeme zavedené data a uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stiskem klávesy F2.
-==='''Další funkce '''===
+===='''Založení nového roku'''====
 Založení nového roku pro agendy knihy došlých a odeslaných faktur, se provádí založením nové knihy. Knihy jsou společné i pro příjmy a nastavují se v Administrace-Příjmy a výdaje-Typy příjmů a výdajů.
@@ Řádka 126: / Řádka 117: @@
 **Číselná řada pro účtování předpisů
 **Aktivita: Aktivní
-Lat, Lon, Zoom: nechat jak je
+**Lat, Lon, Zoom: nechat jak je

← Starší verze		Verze z 9. 1. 2013, 13:33
Řádka 106:		Řádka 106:
	*'''stornovat –''' provede storno došlé / odeslané faktury		*'''stornovat –''' provede storno došlé / odeslané faktury
	*'''rozšířené funkce –''' xml, xls export – exportuje seznam do zvoleného formátu		*'''rozšířené funkce –''' xml, xls export – exportuje seznam do zvoleného formátu
		+
		+	==='''Založení nového roku'''===
		+	Založení nového roku pro agendy knihy došlých a odeslaných faktur, se provádí založením nové knihy. Knihy jsou společné i pro příjmy a nastavují se v Administrace-Příjmy a výdaje-Typy příjmů a výdajů.
		+
		+	*V administraci příjmů a výdajů, přejděte na záložku filtr a zaškrtněte '''zobrazovat všechny příjmy'''
		+	*Dejte obnovit seznam a poté se zorbazí i knihy pro došlé a odeslané faktury
		+	*Knihy pro došlé faktury mají prefix 92 a odeslané 93
		+	*Knihy pro došlé faktury mají nastaveno přizpůsobení '''Kniha došlých faktur''' a '''Kniha odeslaných faktur'''
		+
		+	Pro založení knihy došlých faktur pro rok 2013:
		+	*Klikněte na tlačítko nový pro založení nového záznamu
		+	**Kód: 9213
		+	**Kód2: nevyplnit
		+	**Zkratka: KDF13
		+	**Název: Kniha došlých faktur 2013
		+	**Preferovaný bankovní účet: vybrat pravděpodobně ten který byk v minulém roce
		+	**Položka pro úhradu hotovosti: nechat prázdné
		+	**Přizpůsobení: Kniha došlých faktur
		+	**Číselná řada pro účtování předpisů
		+	**Aktivita: Aktivní
		+	Lat, Lon, Zoom: nechat jak je