Kniha došlých faktur: Porovnání verzí

Aktuální verze z 9. 1. 2013, 15:36

Agendy - Kniha došlých faktur a Kniha odeslaných faktur – v TISu je evidence sloužící k přehledu o vzniklých závazcích a pohledávkách a o způsobu uhrazování těchto faktur.

Možnosti a funkce knihy došlých - odeslaných faktur

• elektronická evidence došlých / odeslaných faktur
• kontrola splatnosti, upomínání
• načítání výpisů z banky
• načítání dávek Složenek A
• automatické párování
• účtování pohledávek, závazků
• tvorba platebních příkazů, export bankovních příkazů načítání exportovaných platebních příkazů bankovními programy

Spuštění agendy došlých - odeslaných faktur

po spuštění TISu klikneme na Agendy – Kniha došlých faktur / Kniha odeslaných faktur. Automaticky se nám otevře agenda – Kniha došlých faktur / Kniha odeslaných faktur. Obrazovka je rozdělena do dvou částí : horní část okna slouží k zobrazení seznamu pořízených případů (došlých faktur )
spodní část okna zobrazuje detaily jednotlivých případů ( faktur ), kde je možno přepínat mezi jednotlivými záložkami ( Detail, Položky, Příkazy k úhradě / Úhrady )

Pořízení ( evidence ) faktury

Evidence

klikněte na ikonu Nový anebo stiskněte klávesu F3

• Číslo :
  pokud ponecháme v pole nevyplněné ( je zobrazena hvězdička ) číslo se vygeneruje automaticky při uložení dokladu.
• Doklad :
  toto pole označuje pod jakým číslem Váš dodavatel označil fakturu
• Datum vystavení, splatnosti, zdanitelného plnění :
  pro vyplnění můžete použít ruční zápis anebo kalendář ( kliknutím na šipku v pravé části pole )
• Vlastní bankovní účet :
  vyberte z nabídky jeden z bankovních účtů. Pokud se nezobrazí žádná možnost, je pravděpodobné, že nejsou navedeny bankovní účty organizace ( Administrace – Organizace – Bankovní účty )
• Číslo smlouvy / objednávky :
  zde vyplňte číslo objednávky anebo číslo smlouvy, pole slouží pro evidenci či případné vyhledávání, statistiku
• Subjekt :
  toto pole nám slouží k identifikaci dodavatele, kliknutím na tlačítko Subjekt se automaticky otevře okno. Zde v seznamu vybereme organizaci anebo fyzickou osobu, dvojklikem subjekt označíme a přeneseme do editované došlé faktury.
  Pokud jsme dodavatele v seznamu Subjektů nenalezli musíme je zaevidovat a to provedeme kliknutím na tlačítko Nový, vyplněním evidenčních údajů. Po uložení program automaticky vyhledá nový záznam a následovným dvojklikem jej vybereme a přeneseme do faktury.
• Variabilní symbol :
  v TISu je variabilní symbol klíčovým identifikátorem, podle kterého program vyhledá a spáruje platbu s fakturou.
• Specifický a Konstantní symbol :
  nepovinná pole
• Forma úhrady :
  slouží pro evidenci, případné vyhledávání, statistiku.
• Bankovní spojení :
  pro bezhotovostní platbu, pomocí modulu Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace – Příkazy k úhradě ) je bezpodmínečně nutné vyplnit číslo účtu a kód banky ( v případě, že číslo účtu má předčíslí oddělte jej pomlčkou )
• Částka celkem :
  pro evidenci a kontrolu, stačí evidovat celkovou částku faktury, kterou zapíšete do toho pole.
• Zbývá uhradit :
  informační pole
• Popis :
  v toto pole umožňuje textový zápis ( je možné uvést text z faktury případně prostor pro vlastní poznámku )

Pod polem Popis se nacházejí pole, které informují o tom v jakém stádiu se daná faktura nachází ( Pořízeno, Zkontrolováno, Schváleno, Přeplatek, Nedoplatek ) Po vyplnění potřebných evidenčních údajů nově pořizovanou fakturu Uložíme a to buď kliknutím na ikonu Uložit anebo použitím klávesy F2

Záložky

• Položky – tato záložka umožňuje podrobně rozepsat jednotlivé položky, tím vznikne podrobný přehled o položkách uvedených na došlé faktuře
• Pořizování jednotlivých položek :
  pro to abychom mohli pořídit položky faktury musíme kliknout na ikonu Upravit anebo na klávesu F4. Pro pořízení Nové položky faktury klikneme na ikonu Nový zapíšeme údaje Kód – dvojklikem otevřeme okno s nabídkou kódů ( v případě, že se nám okno otevře, ale k výběru není žádný Kód dostupný, je pravděpodobné že nejsou zavedeny v systému – ( Administrace – Účetnictví – Kategorie typu písemností ) vybereme, 2 x klikneme okno se automaticky uzavře, doplníme částku a popis položky, kliknutím na ikonu Uložit uložíme.

Úprava již pořízených položek se provádí kliknutím na ikonu upravit, opravou, změnou údajů a následovným uložení. Smazání pořízené položky – kliknutím na ikonu popelnice.

• Příkazy k úhradě / Úhrady
  Jednotlivý příkaz k úhradě : v seznamu vybereme fakturu které chceme vytvořit příkaz k úhradě, klikneme na záložku Příkazy k úhradě / Úhrady, zde klikneme na tlačítko Vytvořit příkaz k úhradě ( Žlutá žárovka ), automaticky se otevře okno Příkazy k úhradě v módu úpravy a zde vyplníme údaje a Příkaz k úhradě uložíme.
  Hromadný příkaz k úhradě : ze seznamu faktur označíme ty faktury, u kterých chceme vystavit Příkaz k úhradě. Označení provedeme stisknutím a podržením tlačítka CTRL a jednotlivým klikáním na faktury v seznamu. Když máme faktury označené, kdekoliv v seznamu klikneme na myši na pravé tlačítko, otevře se nabídka / menu, kde vybereme Vystavit příkazy k úhradě. Příkazy k úhradě se automaticky vygenerují, kontrolu lze provést v záložce Příkazy k úhradě / Úhrady anebo v agendě Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace - Příkazy úhradě )

• Odeslání příkazů k úhradě –
  odeslání příkazů k úhradě provádíme v agendě Příkazy k úhradě ( Agendy – Bezhotovostní operace - Příkazy k úhradě ). Zde vybereme příkaz k úhradě, který chceme proplatit, zkontrolujeme zavedené údaje, vybereme bankovní účet, pro který budeme vystavovat příkazy k úhradě, výběr provedeme pomocí výběru bank. účtu v masce. Jakmile máme vše překontrolováno můžeme vygenerovat dávkový soubor. Klikneme na tlačítko odeslat příkazy, program se ještě jednou dotáže zda opravdu chceme exportovat příkazy k úhradě.

Po potvrzení, se otevře okno, kde : pole Tajná část kódu, můžeme zanechat nevyplněno; Datum zpracování program vyplní automaticky, aktuálním datem. Překontrolujte údaje, a klikněte na tlačítko Export ( jméno souboru je generováno automaticky programem dle aktuálního data a do přednastaveného adresáře : C:\Program files\TopSpin\Tis, zde naleznete exportovaný soubor s Příkazem k úhradě, který načtete do vašeho bankovního programu.

Účtování

V záložce Účtování můžeme provádět proúčtování jak Předpisu tak i Úhrady, proúčtované doklady je pak možno prohlížet, kontrolovat v agendě Prohlížení účetních zápisů ( Agendy – Účtárna – Prohlížení účetních zápisů ).

• Účtování Předpisu :
  v záložce Účtování klikneme na tlačítko Účtování předpisu, otevře se okno ve kterém provedeme proúčtování.
• V poli Subřada :
  vybereme kód přednastavené číselné řady ( nastavení : Administrace – Účetnictví – Číselné řady účetního deníku ), klikneme na tlačítko Zjisti číslo dokladu, kdy mám program automaticky vygeneruje číslo účetního dokladu. Doplníme text do pole Popis dokladu a klikneme na tlačítko Proúčtovat. Pokud by nastala situace, že se doklad neproúčtuje vůbec anebo v účetních zápisech nalezneme chybu, je nutné pro kontrolovat přednastavené kontace Administrace - Účetnictví – Účetní předkontace ).Pro účtování Úhrady použijeme stejný postup, jako při proúčtování Předpisu.

• Historie :
  záložka historie nám ukazuje sled úkonů a činností, které jsme prováděli na kartě Faktury a to s přesným momentem ( tedy datum, hodina a minuta ) kdo s kartou pracoval a co přesně dělal ( pořízení, opravy, proúčtování ).
• Dokumenty –
  v záložce Dokumenty je možné přihrávat dokumenty ( oskenovaná došlá, odeslaná faktura, potvrzení o zaplacení atd ), které se uloží do databáze a budou kdykoliv přístupné všem.
• Poznámka –
  v tomto poli je možné zapsat Vaši poznámku k dané faktuře.

Tisk knihy došlých / odeslaných faktur

Tisk faktury probíhá kliknutím na tlačítko Sestavy, kde vybereme požadovanou sestavu a pokračujeme kliknutím na tlačítko Generovat, automaticky se otevře sestava v programu Acrobat Reader, zde zvolíme Tisk.
Je také možné vytisknout seznam faktur zavedených v Knize došlých faktur. Výběr lze omezit a to použitím filtru ( seznam je možné omezit na faktury zaplacené od / do určitého data, případně vyfiltrovat faktury od / do čísla faktury ). Pro provedení výběru je nutné kliknout na tlačítko Obnovit případně použít klávesu F5. Po provedení výběru, klikneme na tlačítko Sestavy, vybereme ze seznamu sestavu Kniha došlých / Odeslaných faktur, klikneme na tlačítko Generovat, automaticky se otevře sestava v programu Acrobat Reader, zde zvolíme Tisk.

Filtr

pomocí Filtru je možné omezit zobrazení v seznamu došlých / odeslaných faktur a to nastavením parametrů dle kterých je možno filtrovat zadáním údajů do jednotlivých polí anebo kombinací těchto parametrů :

• Kniha – zvolením knihy se nám zobrazí všechny údaje zapsané v dané Knize.
• Úhrada – výběrem z nabídky je možno filtrovat podle uhrazení ( zaplaceno, zaplaceno částečně, neuhrazeno atd. )
• Schválení – vyfiltruje záznamy dle statusu : Pořízeno, Schváleno
• Splatnost – zapsáním data od do, program vybere faktury splatné v tomto období
• Vystavení - zapsáním data od do, program vybere faktury vystavené / zapsané v tomto období
• Číslo – zadáním čísla od do, program vybere záznamy v rozmezí pořadových čísel shodných se zadanými parametry
• Popis – vyhledávání dle popisu
• Cizí bankovní účet – systém vybere všechny záznamy, které se budou shodovat se zadaným bankovním účtem
• Doklad – vyhledávání dle dokladu
• Smlouva – vyhledání podle čísla smlouvy případně objednávky

Po zadání požadovaných parametrů klikneme na ikonu Obnovit případně stiskneme klávesu F5.

Administrace

Bankovní účet

nemáme-li v TiSu zaveden bankovní účet, pro správné fungování Knihy Došlých / Odeslaných faktur, je nezbytné číslo bankovního účtu nastavit. Zvolíme : Administrace – Organizace, otevře se nám okno, zde vybereme záložku Bankovní účty.
Pokud již bankovní účet zaveden je, překontrolujeme správnost. Objevíme-li nějakou nesrovnalost, chybu klikneme na tlačítko Upravit, opravíme nesrovnalosti / chyby a uložíme ( ikona Uložit – disketka ).
Jestliže bankovní účet není zaveden v systému, klikneme na tlačítko Nový vyplníme údaje, kliknutím na ikonu Uložíme.

Kód - Položky

pro správné fungování je nutné přednastavit Kód ( typ písemnosti ), díky které budeme moci vložit Položky faktury. Zvolíme Administrace – Účetnictví – Kategorie typu písemností. V automaticky otevřeném okně klikneme na ikonu Nový anebo stiskneme klávesu F3 :

• v poli Kód KTP : číselné označení typu písemnosti
• zkratka : zkrácené označení typu písemnosti
• písemnost : z nabídky vybereme druh písemnosti
• popis : v tomto poli můžeme textově popsat o jakou písemnost se jedná ( předpis, faktura atd. )
• kontace předpisu / likvidace, kontace úhrady / krytí : kliknutím na tlačítko ( v pravé části pole označené třemi tečkami ) se automaticky otevře okno Administrace účetních předkontací a zde ze seznamu vybereme dvojklikem odpovídající účetní předkontaci.

V poli Typ finančního profilu vybereme z nabídky finanční profil, pro který chceme Písemnost vytvořit. Po překontrolování údajů uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stisknutím klávesy F2.

Nastavení číselných řad

pro Knihy došlých a odeslaných faktur číselnou řadu nastavujeme pro správné generování účetních zápisů při proúčtování. Zvolíme Administrace – Účetnictví – Číselné řady účetního deníku. Po otevření okna ( Administrace číselných řad ) klikneme na tlačítko Nový anebo stiskneme klávesu F3.

• pole kód číselné řady : vepíšeme číselný kód, který bude jasně definovat o jakou číselnou řadu se jedná. Textově popíšeme v poli Popis. Zvolíme způsob číslování ( synchronně, asynchronně ) nastavíme délku číselné řady ( od do ). Případně můžeme blíže specifikovat řadu zapsáním do pole Prefix a uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stisknutím klávesy F3.

Nastavení Předkontací

proto abychom mohli správně proúčtovat doklady v těchto agendách je nutné správně nastavit účetní předkontace. Zvolíme Administrace - Účetnictví – Účetní předkontace, po otevření okna se zobrazí seznam účetních kontací, které používáme pro proúčtování dokladů v Agendě Pokladna.

• Zvolíme Nový ( kliknutím na ikonu anebo stiskem klávesy F3 )
  • V poli :
    • Agenda  : vybereme z nabídky FPS
    • Písemnost  : zvolíme druh písemnosti pro kterou vytváříme kontaci ( Předpis, Faktura atd )
    • Popis : textově popíšeme

Kliknutím na záložku Předkontace v otevřeném okně vytvoříme účetní předkontace. Kliknutím na ikonu Nový se zpřístupní řádek, vyplníme požadovaná pole, kliknutím na ikonu Uložit. Zkontrolujeme zavedené data a uložíme kliknutím na ikonu Uložit anebo stiskem klávesy F2.

Založení nového roku

Založení nového roku pro agendy knihy došlých a odeslaných faktur, se provádí založením nové knihy. Knihy jsou společné i pro příjmy a nastavují se v Administrace-Příjmy a výdaje-Typy příjmů a výdajů.

• V administraci příjmů a výdajů, přejděte na záložku filtr a zaškrtněte zobrazovat všechny příjmy
• Dejte obnovit seznam a poté se zorbazí i knihy pro došlé a odeslané faktury
• Knihy pro došlé faktury mají prefix 92 a odeslané 93
• Knihy pro došlé faktury mají nastaveno přizpůsobení Kniha došlých faktur a Kniha odeslaných faktur

Pro založení knihy došlých faktur pro rok 2013:

• Klikněte na tlačítko nový pro založení nového záznamu
  • Kód: 9213
  • Kód2: nevyplnit
  • Zkratka: KDF13
  • Název: Kniha došlých faktur 2013
  • Preferovaný bankovní účet: vybrat pravděpodobně ten který byk v minulém roce
  • Položka pro úhradu hotovosti: nechat prázdné
  • Přizpůsobení: Kniha došlých faktur
  • Číselná řada pro účtování předpisů
  • Aktivita: Aktivní
  • Lat, Lon, Zoom: nechat jak je
• Poté přidejte přístupy potřebným uživatelům na záložce Přístupy uživatelů (přidání se provádí dvojklikem na jméno).

Založení Knihy odeslaných faktur proveďte analogicky podle předchozího postupu.

Další funkce

• označit vše – označí všechny záznamy / faktury v seznamu
• zrušit označení – zruší označení
• zkontrolovat – pracovník s oprávněním Kontrolovat, může provést kontrolu, stav se poté změní z Pořízeno na Zkontrolováno
• schválit úhradu - pracovník s oprávněním Schválit úhradu, může provést Schválení úhrady, stav se poté změní z Zkontrolováno na Schváleno
• vystavit příkazy k úhradě – funkce pro hromadné vystavení příkazu k úhradě.
• stornovat – provede storno došlé / odeslané faktury
• rozšířené funkce – xml, xls export – exportuje seznam do zvoleného formátu