Podatelna

Z TIS - Nápověda
Přejít na: navigace, hledání

Modul podatelna eviduje veškeré písemnosti úřadu, písemnosti došlé a také vlastní, jejich pohyb po úřadě, je možné zobrazovat písemnosti k převzetí, k vyřízení, historii umístění (došlá pošta, předané písemnosti, převzaté písemnosti). Samozřejmostí jsou sestavy předávacího protokolu, rejstříku věcného a jmenného, nebo sestava odesílaných dokumentů.

Podatelna

Přihlášení do systému TIS

Do systému TIS se přihlásíme svým heslem, které zapíšeme do pole pro heslo, poté klikáme na tlačítko přihlásit

Zvolení agendy podatelna

Máme na výběr tři možnosti, jak otevřít modul podatelny, buď klikneme na ikonku podatelny v panelu snadného spuštění(panel na pravém okraji obrazovky), v případě nenaadministrovaného panelu snadného spuštění se do podatelny dostaneme pomocí Menu – Agendy – Spisová služba – Podatelna popř. CTRL+ALT+A

Popis jednotlivých ikon, polí v agendě „Podatelna“

Na první pohled vidíme nahoře menu,lištu s tlačítky a maskou, uprostřed seznam písemností(podací deník), pod seznamem písemností jsou záložky (detail písemnosti, sběrný arch, průvodka/tělo e-mailu, historie písemnosti, dokumenty, poznámky ) a vpravo fitlr, kterým volíme zobrazení písemností dle stavu,lokalizace, termínu... Menu obsahuje – Systém – Agendy – Administraci – Nápovědu – tímto menu se v rychlém jednoduchém návodu nebudeme podrobně zabývat, jelikož přímo neslouží k uživatelské obsluze spisové služby

Pod „Menu“ jsou jednotlivá tlačítka (ikony): začneme zleva:

Zavřít – zavře agendu podatelny, pokud nemáme spuštěnou jinou agendu, slouží k ukončení programu TIS

Nový – když pořizujeme nový záznam do podacího deníku volíme toto tlačítko

Upravit – upravujeme již zadaný záznam, a to tak, že máme v podacím deníku modře označen řádek (písemnost), kterou hodláme upravit

Uložit a Neuložit – po úpravách volíme uložit nebo neuložit zapsané údaje

Smazat – slouží ke smazání písemnosti z podacího deníku. Smazaná písemnost se nesmaže doopravdy, zůstane ve stornovaných tzn. Pokud ve filtru dáme zobrazit „stornované“, písemnosti smazané tímto tlačítkem uvidíme a navíc pořadové číslo v deníku bude navždy patřit této písemnosti. Pro „úplné“ smazání písemnosti z podacího deníku musíme zvolit funkci pravého tlačítka myši – další funkce – odstranit písemnost. Toto lze provést jen u poslední písemnosti v řadě (v podacím deníku).

Obnovit – je důležitá funkce jelikož program a DB využívá více uživatelů najednou máme toto tlačítko pro tzv. refresh aplikace – používá se pro „oživení“ aplikace, tzn. Při zadání parametrů do filtru použijeme toto tlačítko pro zaktivnění funkce filtru, nebo když máme TIS „shozený“ na liště ve Windows a po delším časovém úseku si jej zapneme, klikneme na Obnovit, abychom viděli změny provedené jinými uživateli v naší „nepřítomnosti“

Předat – slouží k předávání písemnosti ostatním uživatelům TISu – vybereme na základě spisového uzlu a jednotlivého uživatele, toho komu chceme předat dokument – dokument, který jsme předali nám „přeskočí“ do Filtru/Lokalizace(v pravé části obrazovky) „K předání“ a tam zůstane do doby, než osoba, které byl dokument předán přejde do Filtru/Lokalizace „K převzetí“ a tam za pomocí kliknutí a písemnost pravým tlačítkem myši – převzít, převezme písemnost, která poté přejde do Filtru/Lokalizace „Vlastní“

Sestavy – seznam sestav, které máme na výběr a můžeme vytisknout

Za velkými ikonami máme další údaje: Aktuálního přihlášeného uživatele a dále PPD: SSL2010 – což je aktuální zvolený podací deník

Pod velkými ikonami jsou ještě 2 záložky, a to:

Seznam písemností – jsou zde zobrazeny jednotlivé písemnosti zvoleného podacího deníku Filtr – po kliknutí na záložku vidíme, že můžeme filtrovat dle několika parametrů a u některých máme možnost filtrovat od/do (první volné pole značí OD a druhé DO) – pro zobrazení (zaktivnění) filtru nesmíne zapomenout kliknout na důležité tlačítko OBNOVIT

Záložky pod seznamem písemností (pod řádky podacího deníku):

Detail písemnosti – tato záložka, jak již název napovídá, zobrazuje informace o jednotlivé písmnosti v podacím deníku

Sběrný arch – tato záložka se zobrazí jen u písemností, které mají vygenerováno číslo jednací - zobrazuje se zde ČJ iniciační písemnosti a písemnosti obsažené ve sběrném archu

Průvodka/tělo e-mailu – zde se píše tělo e-mailu, text, který budeme posílat e-mailem

Historie písemnosti – zde se zaznamenávájí změny provedené spojené s touto písemností

Dokumenty – zde se přihrávají elektronické dokumenty, které chceme uložit do spisové služby, nebo dokumenty, které budeme odesílat datovou schránkou

Poznámka – větší prostor pro zapsání poznámky k jednotlivé písemnosti

Zapsání došlé písemnosti

Začínáme kliknutím na velké tlačítko NOVÝ(v horní liště), v dolní části obrazovky na záložce DETAIL PÍSEMNOSTI se prosvítí jednotlivá pole – vybíráme DPI(zapisujeme došlou poštu), pole stav, spisový uzel, okamžik přijetí, pořadové č. - (netřeba rozebírat, pole se automaticky doplní), dále máme na výběr Generuj/Negeneruj číslo jednací, TID (pole pro čárový kód), do věci zapíši obsah písemnosti(doporučujeme si zapisovat podobné písemnosti stejným způsobem – v budoucnu nám to usnadní filtrování – např. při zapisování žádosti, vždy použít slovo žádost jako první apod.), dále zapíšeme počet listů, příloh, pokud máme navolenou věcnou skupinu vybereme z roletky, poté klikneme na text „zařazení dle spisového a skartačního plánu“- otevře se nám nové okno, kde na pravé straně vybíráme ze „stromu“ jednotlivými kliky myši na příslušné skartační znaky a dvojklikem zvolíme vybraný – okno se zavře a do kolonky „přiskočí“ skartační znak atd., dále máme pole pro poznámku (pokud je pole pro poznámku nedostačující můžeme přejít na záložku poznámky-za záložkou detail písemnosti), dále zvolíme odesilatele – klikáme na malou ikonku prázdného papíru s ohlým rohem (pokud nemáme zobrazenou ikonku musíme nejprve kliknout na text více) zapíšeme odesilatele (pokud možno vyplňujeme údaje do příslušných polí – usnadní nám to práci při zapisování odchozí pošty). V dolní části okna máme seznam již zapsaných, a můžeme si odesilatele vyhledat pomocí filtru) po zapsání klikneme na uložit – vyplněný odesilatel se nám zobrazí v dolní tabulce, poté vyplníme číslo jednací odesilatele, ze dne a poslední políčko způsob doručení. Pokud máme vše vyplněno klikneme pro uložení na tlačítko v horní liště ULOŽIT (popř. NEULOŽIT v případě omylu). Dále máme možnost přihrát naskenovaný dokument(dokument v elektronické podobě) – máme zvolenou písemnost (v podacím deníku je označena modře), překlikneme se na záložku DOKUMENTY (záložka uprostřed obrazovky za DETAILEM PÍSMNOSTI), zmenšíme si okno TISu ať vidíme na ostaní okna (klikneme na prostřední ikonku v pravém horním rohu obrazovky), poté klikneme levým tlačítkem myši na dokument, který chceme přihrát, stále držíme levé tlačítko myši a tahem myši přetáhneme dokument do prázdných polí záložky DOKUMENTY. Pustíme levé tl.myši a dokument se přihraje. Dále můžeme dokument otevřít, uložit někam do počítače, odstranit nebo podepsat- jen pokud se jedná o neuzamčený dokument s příponou PDF.

Zapsání vlastní písemnosti

Postup je analogický k pořízení zápisu došlé písemnosti: v horní liště klikáme na tlačítko NOVÝ - v detailu písemnosti pole písemnost volíme VPI (zapisujeme námi vytvořenou písemnost), dále je postup až po vybrání spisového a skartačního znaku stejný jako u zápisu došlé písemnosti, textu odeslat zásilky do výpravny si prozatím nevšímám a soustředím se na ikonku prázdného papíru s ohlým rohem, kterým zadáme nového adresáta.

Otevře se okno Detail odeslání písemnosti.

Z důvodu důležitosti tohoto okna v si jej nyní popíšeme: Nejvýše umístěná je roletka, díky které volíme o jaký typ adresáta jde(OVM,PO,PFO,FO). Dále zadáváme parametry, jejichž pomocí budeme hledat adresáta v Datových schránkách. Uprostřed v rámečku zásilka máme dvě tlačítka: Najdi schránku a vyčistit formulář. Na první tlačítko klikáme poté co jsme si zvolili typ adresáta a jeho název, ič, příjmení atd. Druhé tlačítko slouží k vymazání formuláře po neúspěšném vyhledávání DS.

Jelikož máme povinnost vyhledávat Datovou schránku adresáta začínáme na volbě typ adresáta, kde volíme zda-li chceme vyhledávat orgán veřejné moci(obec,exekutor...),právnická osoba(a.s.,s.r.o.),PFO(OSVČ),FO(fyzická osoba). V případě vyhledávání FO je nutné zadat jméno a příjmení, u ostatních je potřeba znát přesný název uvedený v systému ISDS(pozn. můžeme zadat jen část názvu - např. u OVM zadáme jen Moravskoslezský - vyzkoušejte), můžeme také vyhledávat dle IČ, z důvodu zachování jakési stručnosti tohoto návodu je zapotřebí samostatnosti uživatele a vyzkoušení možných kombinací vyhledávání DS.

Nejdůležitější body při vyhledávání adresáta v ISDS

Po té co zvolíme typ adresáta a adresáta klikáme na tlačítko NAJDI SCHRÁNKU....v pravé části okna se nám zobrazí stav vyhledávání – pokud se nám podařilo schránku najít zobrazí se stav Provedeno úspěšně. Může se stát, že pod jedním názvem bude více adresátů(např. Obec Lichnov – v ČR jsou dvě obce se stejným názvem a my musíme dle dalších zobrazených parametrů dvojklikem vybrat, tu které chceme zaslat písemnost) po vybrání(dvojkliku) se „natáhne“ adresát do příslušných políček a poté volíme uložit. Okno Detail odeslání písemnosti se zavře a v malé tabulce nám přibyl adresát(pokud zasíláme více adresátům, volíme znova nový a postup opakujeme).

Pozor: pokud adresát nemá datovou schránku zobrazí se nám hláška v pravé části obrazovky: Podmínkám neodpovídá žádná datová schránka. (pozn.: hláška 401:Unauthorized - znamená, že je zapotřebí změnit heslo pro přístup do naší datové schránky a změnit toto heslo i v TISu)

V případě, že adresát nemá datovou schránku(zpravidla fyzická osoba, jelikož OVM a PO ji mají – dáno legislativou), zasíláme písemnost poštou, a to pak v okně Detail odeslání písemnosti volíme způsob odeslání poštou, vypíšeme si adresáta a další políčka(způsob odeslání – poštou; způsob zacházení – obyčejně; cena; hmotnost; hodnota, datum odeslání, datum doručení; pozn. k doručení; stav) a ukládáme. Po kliknutí na uložit se zavře okno detail písemnosti a v malé tabulce dole se zobrazí adresát s příznakem P (poštou).

Teď nastal okamžik, kdy můžeme obrazně říci, že máme vyplněnou „obálku“. Zadali jsme informace jako jsou věc, skartační plán, adresát a jiné parametry a posledním krokem, kterým potvrdíme správnost všech vypsaných údajů je velké tlačítko ULOŽIT v horní liště. Klikneme na něj a vytvoří se v podacím deníku nový řádek s novým pořadovým číslem popř. jednacím číslem, pokud jsme zvolili generuj čj. Po vyplnění údajů, vybrání adresáta a způsobu odeslání(poštou nebo elektronicky) po námi nazvaném „vyplnění obálky“ nastává další krok, a tím je přihrání přílohy.

Pokud odesíláme dokument do datové schránky adresáta je nutné přihrát dokument (pozn. do datové schránky nelze odeslat písemnost bez přihraného dokumentu – je to jako bychom šli na poštu a někomu zaslali prázdnou obálku – systém ISDS toto neumožňuje). Pokud budeme písemnost posílat poštou je jen na uživateli zda-li si ji do spisové služby „přihraje“ neboli uloží (pozn. výhodou je, že dokument zůstane ve spisové službě a tudíž bude do budoucna vždy „po ruce“ a bude stačit se jen u dané písemnosti překliknout na záložku dokumenty a dokument si otevřít, uložit do počítače či vytisknout).Čili máme uložen dokument v elektronické podobě(nejlépe ve formátu PDF) někde v počítači (např. na disku C:\dokumenty). Okno TISu si zmenšíme pomocí prostřední ikony v pravém horním rohu, najdeme si dokument, který budeme přihrávat, „chyteme“ dokument, který chceme přihrát (tzn. Klik a následné držení levého tlačítka myši) a přetáhneme jej do volného pole záložky Dokumenty a zde pustíme do prázdných řádků. Pokud jsme přihráli dokument s příponou pdf, můžeme jej podepsat, a to tak, že klikneme na tlačítko podepsat, které se nachází nad jednotlivými řádky, do kterých přihráváme dokumenty. Po kliknutí se otevře PDF dokument a na jeho levé straně(záleží na verzi PDF prohlížeče) se zobrazí ikona pera a po klepnutí na ni se zobrazí podpis „podepsal Josef Nový OU Novákov“. Zavřeme PDF prohlížeč. Pokud chceme přihrát a podepsat další dokument postup opakujeme. Teď jsme ve fázi, kdy jsme vyplnili „obálku“ a vložili do ní dokument. Nyní musí nastat poslední krok a tím je, že předáme zásilku do výpravny, odkud se odešle do systému ISDS. Toto provedeme tak, že se překlikneme ze záložky Dokumenty na záložku Detail písemnosti a u vlastní písemnosti se je nad tabulkou, ve které se nachází adresát(i) nápis : Odeslat zásilky do výpravny, klikneme na tento text, poté se zobrazí hláška (od výpravny bylo odesláno 1písemnost,1 zásilek, 1 příloh), kterou odentrujeme (nebo odklikneme). Toto byl poslední krok k odeslání naší písemnosti do datové schránky adresáta a tudíž jsme s odesláním hotovi.

Funkce pravého tlačítka myši v podacím deníku

Vygeneruj ČJ a vytvoř sběrný arch

Vygeneruje se číslo jednací a vytvoří se sběrný arch (záložka za detailem písemnosti) do tohoto sběrného archu můžete přidávat písemnosti, které se budou týkat předešlého čísla jednacího; když novou písemnost přiřadíte bude mít stejné číslo jednací jako ta písemnost, ke které jste ji přiřadila.

Postup : kliknu na na písemnost pravým, zvolím vygen....arch – vytvořím první tzv. Iniciační písemnost k této písemnosti chci přiložit novou písemnost – a to udělám tak, že kliknu do podacího deníku na tu písemnost, kterou chci přiřadit do sběrného archu, kliknu na detail písemnosti a tam je jako jediné tučným písmem napsáno „číslo jednací“ – kliknu levým – vyskočí okno „seznam písemnosti – výběr sběrného archu“ zvolím si dvojklikem písemnost, ke které chci přiřadit

Vyřídit

Kliknutím na tuto volbu – se změní stav z „ k vyřízení“ na vyřízeno, pokud je písemnost ve stavu vyřídit a znova kliknete na vyřídit, písemnost se změní na na stav k vyřízení a je možno dále stav změnit např. Na ad.acta; Nelze změnit stav na vyřízeno u písemnosti, která nemá vygenerováno číslo jednací

Vyřídit ad.acta

Pokud kliknete na tuto možnost, změní se stav na ad.acta...samozřejmě může kliknout znova na ad.acta a písemnost se změní na stav „k vyřízení“ a lze dále s ní pracovat

Vyřídit písemnost a odpovědět

Lze vyřídit jen písemnost jen ve sběrném archu – tzn. Musí se předtím kliknout na vygeneruj čj a vytvoř sběrný arch, poté klikám na vyřídit písemnost a odpovědět a vytvoří se nová písemnost, která si přenáší data z písemnosti, na kterou odpovídáme...po doplnění potřebých údajů písemnost uložíme a písemnost obdrží stejné číslo jednací jako ta, na kterou odpovídáme(jelikož je obsažena ve sběrném archu)

Odpovědět

Rozdíl oproti předešlé funkci je v tom, že se nemění stav (zůstává nadále k vyřízení) do té doby než to změníme

Další funkce

- vrátit do evidence

- stornovat písemnost - písemnost se stornuje, tzn. Že nepůjde vidět, může se zobrazit pod filtrem(zobrazit stornované) v podacím deníku bude mezera v pořadovém čísle tzn. 174, 175-stornovaná písemnost, číslo 175 nepůjde vidět a pak bude vidět až 176

- ztratit písemnost - volíme, pokud je písemnost ztracená

- odstranit písemnost – odstraníme tím písemnost úplně, nebude po ní žádný záznam, lze to provést jen u poslední písemnosti v podacím deníku, nelze odstranit písemnost, která má přiřazeno číslo jednací, proto musíme písemnost vyjmout ze sběrného archu. To provedeme tak, že na vybrané písemnosti se překlikneme na záložku sběrný arch a dolní tabulce (soupis písemností se stejným číslem jednacím) klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme možnost "vyjmout písemnost"...poté se písemnosti "odmaže čj" a můžeme písemnost odstranit z podacího deníku

- vyvěsit přílohu na úřední desku – pokud je zakoupená elektronická úřední deska...

Vytvoř spis

Zvolíte vygeneruj čj a vytvoř sběrný arch, a poté zvolíte vytvoř spis, vytvoří se spis, do kterého se mohou přidávat další písemnosti a to tak, že u písemnosti, kterou chcete přidat do spisu vygenerujete čj(číslo jednací), překliknete se na záložku sběrný arch a kliknete na tučně napsáno priorace do spisu, vyberete spis, do kterého chcete přiřadit...

Rozšířené fce změnit pořadové číslo – změna pořadového čísla změna podacího deníku export do xls – exporutují se řádky Podacího deníku do xls export do xlm