Administrace

Z TIS - Nápověda
Přejít na: navigace, hledání

Organizace

Všechny informace o organizaci jsou zobrazeny na záložkách ve spodní části obrazovky.

  • Detail, obsahuje základní informace jako jsou název, IČ, DIČ a adresa.
  • Informace o všech bankovních účtech organizace zapíšeme na záložce Bankovní účty.

Pro zadání nového účtu použijeme systémové ikonky na záložce. Důležité je vyplnit všechny pole včetně pole Pobočka, neboť se tyto informace používají v sestavách.

  • Záložka Parametry slouží k nastavení způsobu přeplnění identifikátoru subjektu, kde si můžeme zvolit zda plnit ID podle data narození či IČ nebo vzestupně od posledního nejvyššího. Změnu této možnosti doporučujeme provést po poradě s autorizovaným pracovníkem TopSpin Solutions.

Uživatelé

Seznam uživatelů definuje pracovníky, kteří mají přístup do aplikace a jejich práva na užívání konkrétních agend.

  • Pořizování a úpravy uživatelů provádíme pomocí standardních ikon a funkcí aplikace a Hlavní lišty.
  • Spodní část obrazovky Seznamu uživatelů zobrazuje detail označené osoby, u které zadáme heslo ( povoleny jsou alfanumerické znaky )
    a také zaškrtneme agendy, do kterých bude mít přístup.

Registry

Načtení inicializační dávky

Slouží pro načtení inicializační dávky registru obyvatel neboli základního výdeje obyvatel v datovém formátu ( unloadu ). Osobami z této dávky bude naplněna agenda Registr obyvatel včetně vazeb mezi osobami.
Načtení probíhá ze souboru, který vybereme z okna zobrazeného po kliknutí na ikonku otevřít soubor v okně Načtení dávky obyvatelstva. Výběr potvrdíme dvojklikem nebo kliknutím na tlačítko Otevřít.
Po výběru souboru se vrátíme do okna Načtení dávky obyvatelstva, informativně překontrolujeme počet osob v dávce, který se zobrazí v ukazateli průběhu.
Proces zpracování dávky spustíme kliknutím na tlačítko Načíst. Pokud jsme již v minulosti provedli načtení inicializační dávky do Registru obyvatel a tyto data chceme přepsat novými, označíme volbu Odstranit původní záznamy. Po zpracování všech záznamů ( ukazatel průběhu je vybarven ) je načtení dávky hotovo. Okno Načtení dávky obyvatelstva opustíme kliknutím na tlačítko Zpět.

Příjmy

Typy finančních profilů

Slouží k definici typů příjmů zpracovávaných v systému.
Typy finančních profilů, TFP, se definují podle čísla a názvu. K práci s TFP slouží ikonky a funkce Hlavní lišty.

  • Nový TFP pořídíme kliknutím na ikonku Nový v Hlavní liště a na záložce Detail zadáme číslo a název Příjmu, vybereme příslušný bankovní účet a zvolíme typ přizpůsobení, kdy typ Odpady s vazbou mezi poplatníky použijeme u TFP Místní poplatek za odpad při využití napojení poplatníků na společné plátce.
  • Na záložce texty pro sestavy můžeme vyplnit uživatelské údaje, které se použijí pro tisk sestav.
  • Záložka Specifikum 1. resp. Specifikum 2. slouží k rozdělení poplatníku do skupin dle určitých specifik. Pro práci se specifiky použijeme ikonky na záložce.

! Tip V organizaci je v daném roce Místní poplatek za opad 400,- Kč. Při pořízení TFP zadáme číslo TFP ( například 1337 shodné s druhovým tříděním v účetnictví a název Odpady ). Vyhláška však pamatuje na občany starší 70 let a studenty. Ti platí jen 300,-. V následujícím roce je však cena zvýšena na 420,- Kč a u občanů nad 70let a studentů na 350,- Kč. Abychom nemuseli provádět změnu u každého občana zvlášť a jelikož jsme při zadávání poplatníků vybrali každému určitý druh specifika ( 400,- Kč - specifikum Plná cena; občané nad 70 let - specifikum Důchodce; studenti - specifikum Student ) můžeme tyto změny částek provést velmi jednoduše a rychle viz kapitola Agendy - příjmy - evidence - detail finančního případu.

Typy splátkových kalendářů

Slouží pro definici dat splátek předpisu. Každý splátkový kalendář má definován počet splátek a k nim příslušné data splatnosti, kterým je nastavena poměrná část výše celkové částky předpisu. Výhodou je automatický výpočet částky splátky přiřazený navíc k datu splatnosti.
Pro práci se splátkovými kalendáři použijeme ikony a funkce Hlavní lišty, kdy v horním části obrazovky je seznam, kde jsou zobrazeny typy splátkových kalendářů a ve spodní části obrazovky jejich detaily. Pro úpravu Rozpisu splátkového kalendáře použijeme ikony napravo od Rozpisu.
! Tip : Splátkové kalendáře nepoužíváme teoreticky jen tehdy, když chceme nastavit data a částky splátek předpisu individuálně. Toto nastavení najdeme na Záložce Předpisy finančního případu v Agendě Příjmy. Individuální nastavení splátek viz kapitola Agenda Příjmy - Evidence - Předpisy finančního případu.

Import dat

Slouží pro načtení dat z jiných elektronických evidencí příjmů.

  • Načítat můžeme karty nebo pohyby, což definujeme zaškrtnutím políčka v sekci Vstupní soubor, kde také vybereme soubor s daty po otevření okna výběru souboru.

Samotný proces načítání spustíme kliknutím na tlačítko Načtení. Chyby a nesrovnalosti při načítání zjistíme na záložce Hlášení.
Velice důležité je nastavení procesu Načítání, které se provádí na záložce Nastavení!!!
Identifikace subjektu určuje jakým způsobem se bude generovat ID ( identifikace subjektu )

  • Kritéria sjednocení subjektů určuje podle kterých hodnot se sjednotí subjekty, které jsou v typech příjmů stejné. Jelikož mnoho elektronických evidencí příjmů nepoužívá seznam subjektů pro vazbu s TFP a tudíž se poplatník nachází opakovaně v každém druhu příjmu je při importu dat použito sjednocení takovéhoto poplatníka pod jeden subjekt.

Přebírat RČ a dekódovat datum narození. Pokud obsahuje zdroj dat údaj o RČ je vhodné volbu označit, neboť budou RČ převedeny na data narození, která se mohou využít na další transformaci a to ID. Oddělovač čísla popisného. V případě, že zdrojová data obsahují v adrese číslo popisné a orientační, které je odděleno určitým znakem či symbolem, můžeme tento symbol použít pro správné rozdělení těchto čísel. Pokud víme, že čísla popisná jsou větší než čísla orientační použijeme pro rozdělení těchto čísel možnost Určení čísla popisného dle velikosti.

Pokladna

Pokladní deník

  • Pokladní deník je seskupení pokladních dokladů. Díky deníkům jsme schopni zvlášť sledovat pohyby a zůstatky, číslovat pokladní doklady dle zvolených řad a volit čísla účetních dokladů při proúčtování hotovostních operací.
  • Pokladní deníky definujeme v menu Administrace - Pokladna - Pokladní deníky. Pro správnou funkčnost programu je nutné mít založen alespoň jeden pokladní deník.
  • V detailu pokladního deníku definujeme tyto parametry :
    • Rok : Určuje pro který kalendářní rok je deník určen. Do pokladního deníku nelze vložit pokladní doklad s odlišným rokem.
    • Zkratka : Jednodušeji označuje název pokladní knihy. Zkratka je použita v některých seznamech, kde nebylo možné použít název. Nutno vyplnit, ale je možné měnit průběhu roku.
    • Název : Blíže popisuje význam pokladní knihy. Nutno vyplnit, ale je možné jej změnit v průběhu roku.
    • Číselná řada od : Určuje minimální číslo dokladu v pokladní knize, je počátečním číslem.
    • Číselná řada do : Určuje maximální číslo dokladu v pokladní knize.
    • Hodnoty ,,od" a ,,do" specifikují tzv. číselnou řadu pokladních dokladů, číselné řady pokladních dokladů jednotlivých knih mohou být v překryvu.
    • Datum uzávěrky : Označuje den, kdy byla naposledy provedena hlavní uzávěrka pokladního deníku. Toto datum zároveň tvoří dolní hranici data pokladních dokladů které je možné opravit.
    • Příjmy : Hodnota, která určuje součet celkových částek příjmových dokladů v deníku. Při inicializaci volíme hodnotu 0.
    • Výdaje : Hodnota, které určuje součet celkových částek výdajových doklad v knize. Při inicializaci volíme hodnotu 0.
    • Zůstatek : Hodnota, která určuje výslednou zbylou pokladní hotovost. Při inicializaci opište hodnotu ve výši zbylé pokladní hotovosti.

Kategorie pokladní položky

Kategorie položek seskupuje pokladní položky stejného významu. Jako například místní poplatky, nebo správní poplatky, výdajové položky, atp.

Pokladní položky

Pokladní položka klasifikuje pokladní záznamy nejen pro účely následného účtování.

U pokladní položky definujeme:

  • Kód (musí být jednoznačný)
  • Název
  • Druh pokladních dokladů, ke kterým se položka váže ( PPD, VPD )
  • Členění DPH - podle nastavení bude vypočítávat DPH při zápisu pokladního dokladu
  • Kategorii - slouží pro lepší orientaci a k seskupení pokladních položek do kategorií
  • Kontace - vazba na účetní předkontace (předkontace musí být připravena před zápisem nové pokladní položky)


! Upozornění : Po zavedení nové pokladní položky nezapomeňte provést provázání položky na pokladní deník. Na záložce vazba na pokladní deník dvojklikem na záznam přesuňte záznam do potřebného seznamu.

Doporučený postup při administraci položek

  1. Účetní předkontace
  2. Kategorie
  3. Položka

! Poznámka : Je obvyklé, že kódy pokladních položek volí uživatelé shodně s účetními položkami. Toto je sice možné, ale je dobré si uvědomit, že kód pokladní položky nemusí být shodný s účetní položkou. V některých případech je nevhodné účetní kódy následovat.

Co dělat když se položka nezobrazuje v pokladně

Zkontrolovat:

  • Vazbu položky na pokladní deník(zkontrolujte vazby položky na potřebný pokladní deník na záložce vazba na pokladní deník)
  • Vazbu účetní kontace na pokladní položku (nepřidali jste náhodou pouze účetní předkontaci, a očekáváte že se objeví v pokladně?)
  • Vazbu položky na typ dokladu (není položka pouze pro příjmové doklady a vy ji hledáte ve výdajovém?)

Interface pokladní administrace

Interface pokladní administrace ulehčuje prvotní administraci systému tím, že umožní načtení kategorií, pokladních položek a předkontací.


Předkontace

Předkontace jsou šablonou pro ,,automatické zaúčtování". Předkontace ( šablona ) se tedy skládá z řádků obsahující hodnoty, nebo zástupné znaky odpovídajících metodice účtování.
Metodiky účtování i názvy jednotlivých slov se mohou lišit, proto jsme je nazvali obecně a umožnili nastavení jejich názvů v administraci organizace. Již delší dobu se však používá stejných názvů proto jsme implicitně zvolili administraci takto :

  • U1 ( syntetickým třídění ) = Su
  • U2 ( analytické členění ) = Au
  • R1 ( odvětvové třídění, paragraf ) = Par
  • R2 ( druhové třídění, položka ) = Pol
  • R3 ( konsolidační třídění, záznamová jednotka ) = ZJ
  • R4 ( účelový zdroj ) = UZ
  • O1 (vlastní členění organizace ) O1
  • O2 ( vlastní členění organizace ) O2
  • C1 ( má dáti ) MD
  • C2 ( dal ) Dal

Menu aplikace - Nápověda

Uživatelská příručka

Zobrazí tuto příručku v PDF prohlížeči.

O programu

Ke standardnímu dialogu „O programu“ není co dodat, snad jen že jeho důvodem je publikování povinného textu „This product includes PHP, freely avaiable from http://www.php.net. Tento text je podmínkou pro možnost distribuce skriptovacího motoru PHP, který vám dodáváme spolu s IS TIS a který slouží pro generování sestav. Volný překlad anglického textu zní „Tento produkt obsahuje PHP, který je volně stažitelný z http://www.php.net.

Sestavy

Sestavami máme na mysli tiskové výstupy informací evidovaných v informačním systému. Pro zobrazení a tisk sestav využíváme profesionální prohlížeč Adobe Acrobat Reader. Nabídku sestav nám poskytne dialogové okno, které se zobrazí při kliknutí na tlačítko na nástrojové liště. Zobrazený seznam sestav odpovídá zobrazené zvolené agendě.
Prvotní instalace informačního systému obsahuje základní sadu sestav. V praxi je pak běžné tuto sadu rozšiřovat o uživatelské sestavy na základě požadavků, které reflektují místní vyhlášky a tudíž nemohou být součástí prvotní instalace.

Sestavy v agendě příjmů
  • Vyrovnání : Sestava vyrovnání poskytuje přehled platební bilance poplatníka
  • Výměr : Sestava slouží pro zaslání informací plátci o vyměření poplatku.
  • Složenka AV, AV4, AV8, AV8 ( upravená ) : vygeneruje složenku každému plátci v seznamu finančních profilů.
    • Složenka AV je bez alonže, AV4 je s čtyř palcovou alonží, AV8 pak s osmipalcovou aložní.
  • Složenky AV4, AV8 jsou předurčeny pro tisk místního poplatku za komunální odpad, jelikož obsahují i seznam napojených poplatníků.
  • Dávka AV : dávka AV není standardní sestavou, výsledek se nezobrazuje v prohlížeči. Funkce generování dávky AV slouží jako alternativa za tisk složenek.

Usnadňuje proces výběru poplatku uživateli a obci šetří náklady za tisk. Soubor dávky AV obsahuje mimo informací o subjektech a vybíraných částkách také data potřebná ke komunikaci z poštou. Tyto údaje je nutné zadat před generováním a vyplývají z informací, které pošta poskytuje při sepsání smlouvy.

  • SIPO : Pod názvem SIPO se skrývá funkčnost obdobná dávce AV. Jde o generování souboru, který slouží jako podklad pro vyhotovení inkasa občanům. Také dávka SIPO obsahuje údaje které vyplývají ze smlouvy a zapisují se do dialogu zobrazeného zde zobrazeného.
Sestavy v agendě pokladna
  • Pokladní doklad : Tisk pokladního dokladu, který se samočinně nabízí při uložení pokladního záznamu.
  • Pokladní kniha : Přehled všech dokladů s kumulativním výpisem položek.
  • Pokladní rekapitulace : Sčítá částky položek pokladních dokladů se stejnými kategoriemi a položkami.

Řešení neočekávaných stavů

Jelikož je funkčnost informačního systému závislá na celém výpočetním systému ( databázový stroj, operační systém, hardware ) a mohou ho ovlivňovat všechny okolní programy, které jsou nainstalovány, je možné, že se v průběhu používání IS TIS vyskytne nežádoucí neočekávaný stav. V takovém případě kontaktujte servisní středisko, které Vám bylo přiděleno při prodeji IS, a co nejpřesněji popište stav který nastal.

Povinnosti, práva, doporučení, omezení

Je povinností uživatele, aby k programovému aplikačnímu vybavení IS TIS přistupoval pouze tak, jak uvádí tato příručka. Pokud uživatel zjistí odlišnosti mezi programovým vybavením a touto příručkou, má právo vyžadovat aktualizaci dle funkčnosti IS TIS. Doporučujeme, aby před každou uzávěrkou, či hromadnou operací byla provedena záloha databáze. Zálohy je pak vhodné provádět minimálně jednou týdně. Při prodeji bude také servisním střediskem navrhnut systém záloh četnost, umístění, druhy nosiče ). V žádném případě pak nesmí být zasahováno do programových souborů informačního systému a databáze.

Licence

Každá kopie programového vybavení TIS musí být řádně licencována. V případě že není je na to uživatel řádně upozorněn a v případě že neuposlechne varování, mohou být data zašifrována.

  • méně než 5 spuštění = Tato kopie programového vybavení není řádně licencována, kontaktujte servisního pracovníka. (www.topspin.cz)
  • méně než 10 spuštění = Brzy nebude program možné spustit. Kontaktujte servisního pracovníka.
  • měně než 13 spuštění = Program již nespouštějte jinak budou data zašifrována.
  • více než 13 spuštění = Jelikož jste i přes upozornění program spouštěli, data byla zašifrována.

Licence je vázána na sériové číslo disku který je označen jako disk C. V případě že se toto sériové číslo změní, je nutné provést aktivaci licence znovu.