Pokladna

Spuštění modulu Pokladna je možné přes panel snadného spuštění, který je vždy na pravé straně plochy, kliknutím na ikonu Pokladna případně je možné spustit modul Pokladna přes menu Agendy - Hotovostní operace - Pokladna.

Změna pokladního deníku

Změna pokladního deníku je nutná pouze v případě, že program ukončí svou činnost z důvodu neočekávané výjimky operačního systému ( program spadne ). Po novém spuštění TISu je možné, že nebudete mít zvolen váš deník do kterého máte přístup. V tomto případě právě použijete funkci pro změnu pokladního deníku. Agendy-Hotovostní operace-Změna deníku Následně se zobrazí okno s výběrem pokladních knih do kterým máte přístup.Dvojklikem na řádek pokladního deníku zvolte deník. Následně se okno pro výběr deníku samo uzavře.

Nástrojová lišta

• Popis tlačítek v pořadí zleva doprava:
  • 1.Uzavřít pokladnu (CTRL+F4)
  • 2.Tisk pokladního dokladu
  • 3.Výběr tiskových sestav
  • 4.Nový pokladní doklad (F3)
  • 5.Uložení pokladního dokladu (F2)
  • 6.Oprava pokladního dokladu (F4)
  • 7.Vrácení změn
  • 8.Storno pokladního dokladu
  • 9.Filtr (F7)
  • 10.Obnovení seznamu (F5)
  • 11.Předání pokladního dokladu
  • 12.Změna zobrazení
  • 13.Návrat na plochu IS TIS
• Seznam pokladních dokladů (možnost, volby masky, řazení záznamů kliknutím na záhlaví sloupce a následného vyhledávání na klávesnici)
• Filtr pro výběr a tisk pokladních dokladů odpovídajícím výběru ve filtru
• Detail pokladního dokladu
• Účetní zápisy
• Historie změn pokladního dokladu

Pořízení pokladního dokladu

• Klikněte myší na nástrojové liště na tlačítko Nový.
• Typ pokladního dokladu bude vždy nastaven na PPD – příjmový pokladní doklad.
• Datum bude vždy nastaven na aktuální datum.
• Číslo dokladu bude obsahovat hvězdičku, což znamená, že číslo dokladu se vygeneruje automaticky hned po uložení pokladního dokladu.
• Celková částka se ručně nevyplňuje, ale počítá se automaticky jako součet pokladních položek.
• Popis dokladu není v programu povinné vyplňovat, ale záleží na domluvě s vedoucím metodikem úřadu jak a jestli budete tento údaj vyplňovat.
• V modulu pokladna máte možnost vybírat subjekt (občana, organizaci) z adresáře úřadu. Někdy je však jednodušší přímo zapsat jméno, příjmení, IČ a adresu organizace do kolonek detailu pokladního dokladu. To jestli zvolit vyplnění ruční, nebo výběrem z adresáře subjektů opět záleží na metodikovi úřadu.
• Pořízení položek pokladního dokladu
  • Kliknutím na tlačítko nový v pravém dolní části pokladního dokladu se prosvětlí řádek pro editaci pokladní položky. Kategorii buď zapište číslem na klávesnici, nebo výběrem pomocí dvojkliku na editační pole kategorie.
  • Položku opět zapište na klávesnici nebo výběrem (výběr je možné také zobrazit pomocí klávesy lomítka (dělení) na numerické klávesnici.
  • Variabilní symbol (VS) nevyplňujte a tabulátorem přeskočte na částku.
  • Částka bude vždy zobrazená v aktuální měně, kde zkratka měny Kč je dopisována automaticky.
  • Popis pokladní položky není nutné zapisovat.
• Pořízenou položku uložte kliknutím na tlačítko pro uložení v pravé části detailu pokladního dokladu. V případě, že již nebude následovat žádná další pokladní položka můžete uložit pokladní doklad kliknutím na tlačítko uložit v nástrojové liště nahoře v programu.

Oprava pokladního dokladu

• V režimu pokladních lze opravovat pouze popis pokladního dokladu. V případě nevratných změn použijte storno pokladního dokladu.

Tisk pokladního dokladu

• Tisk pokladního dokladu se nabízí automaticky při uložení pokladního dokladu. V případě že tisk neproběhl úspěšně můžete tisk vyvolat znovu pomocí tlačítka na nástrojové liště v pořadí druhé zleva.

Storno pokladního dokladu

• Storno pokladního dokladu vytvoří nový pokladní doklad se stejnou kontací, subjektem i popisem. Bude však na zápornou částku, s aktuálním datumem a v seznamu bude zobrazen červeně.

Odvod hotovosti do hlavní pokladny

• Podle zvoleného limitu pokladní hotovosti, odvádějte hotovost do hlavní pokladny. Na odvod hotovosti vytvořte výdajový pokladní doklad obdobným způsobem jako příjmový. Jediný rozdíl bude v typu pokladního dokladu, kde vyberete typ VPD – výdajový pokladní doklad. Částka výdajového pokladního dokladu bude kladná. V pokladně pak zkontrolujte výsledný zůstatek hotovosti a peníze odneste do hlavní pokladny.

Uzávěrka měsíce

• Poslední den v měsíci se provádí tzv. uzávěrka měsíce. Která plní kontrolní funkci, funkci přepočtu stavů, a následné logické zobrazení pouze neuzavřených pokladních dokladů.
  

Uzávěrka měsíce se skládá z

• Tisku pokladní knihy - otevřete modul pokladny a klikněte v nástrojové liště na ikonu pro výběr sestav , následně se zobrazí okno pro výběr. Vyberte sestavu XPDF - Pokladní kniha a klikněte na tlačítko generovat.
• Tisk pokladní rekapitulace - otevřete modul pokladny a klikněte v nástrojové liště na ikonu pro výběr sestav, následně se zobrazí okno pro výběr. Zvolte sestavu XPDF – Pokladní rekapitulace a klikněte na tlačítko generovat.
• Funkce uzavření pokladních dokladů v menu Agendy - Hotovostní operace - Uzávěrka hlavní. Pro uzavření pokladny nesmí být v TISu spuštěn žádný modul ( musí být zobrazena jen plocha ). V editačním poli zadejte datum ke kterému chcete uzavřít pokladnu (většinou poslední den v měsíci) a klikněte na tlačítko proveď.

Hlavní uzávěrka

Hlavní uzávěrka je akcí která nastavuje zarážku ( datum uzávěrky ), pro pokladní doklady. Doklady s menším datem zaplacení než datum uzávěrky není možné žádným způsobem upravovat.

• Při hlavní uzávěrce se mění stavy pokladny, které je možno vidět v administraci pokladních deníků.
  
• Zatržítko zpětná uzávěrka umožňuje nastavit datum uzávěrky menší než datum poslední uzávěrky. Této funkce se využívá v ojedinělých případech a vždy je v takovémto případě potřeba postupovat obezřetně a stav pokladen po této akci náležitě překontrolovat.

Proúčtování dokladů

IS TIS je schopen na základě vyplněné předkontace automaticky proúčtovat pokladní doklady. Proúčtováním máme na mysli vytvoření účetních zápisů odpovídajících kategorii a pokladní položce. Proúčtovat pokladní doklady je možno dvojím způsobem, jednotlivě nebo hromadně.

Jednotlivě

vytvoří tolik účetních dokladů kolik je dokladů pokladních.
Parametrem při jednotlivém proúčtování je pak datum účetního dokladu, který může mít datum stejný s datem pokladního dokladu, nebo datum námi zvolený.
Dále je nutné zadat číslo účetního dokladu které se dosadí do prvního účetního dokladu a dalším dokladů se pak toto číslo bude inkrementovat.

Hromadně

vytvoří jeden účetní doklad a do něj vloží všechny účetní řádky odpovídající proúčtovávaným pokladním dokladům. Povinnými parametry při proúčtování je datum a číslo účetního dokladu.

Odúčtování pokladních dokladů

odúčtuje všechny pokladní doklady od uvedeného data bez ohledu na zvolenou masku v seznamu pokladních dokladů.

• Odúčtováním máme na mysli smazání účetních zápisů odpovídajících pokladním dokladům.

! Poznámka : Odúčtování se používá chceme-li pokladní doklady přeúčtovat jiným způsobem avšak proúčtování již bylo provedeno. V takovém případě je nutné doklady nejprve odúčtovat a poté opět proúčtovat.
! Tip : Pro zobrazení neproúčtovaných dokladů mate možnost využít filtru v seznamu pokladních dokladů Uzavřené neproúčtované.