Evidence smluv

Z TIS - Nápověda
Přejít na: navigace, hledání

Spuštění modulu Smlouvy můžeme těmito způsoby

  • pomocí panelu snadného spuštění ( funkční panel zcela vpravo ), kliknutím na ikonu agendy Smlouvy se otevře okno agendy Smluv
  • případně je možné spustit modul Smlouvy přes menu Agendy - Smlouvy
  • použitím klávesové zkratky CTRL+ALT+L

Orientace v modulu Smlouvy

Nástrojová lišta

  • Popis tlačítek v pořadí zleva doprava:
    • 1.Uzavřít agendu Smlouvy ( klávesová zkratka : CTRL+F4 )
    • 2.Nový ( F3 ) - pořízení nové smlouvy
    • 3.Upravit ( F4 ) - úprava již pořízené smlouvy
    • 4.Uložit ( F2 ) - uložení editované / upravované smlouvy
    • 5.Neuložit ( Esc ) - neuloží, neprovede žádné změny
    • 6.Smazat - smaže zvolenou smlouvu ze seznamu ( možno dohledat pomocí rychlého filtru )
    • 7.Obnovení seznamu ( F5 )
    • 8.Předat ( F6 ) - předá smlouvu dalšímu uživateli
    • 9.Tisk
    • 10.Tiskové sestavy

Zobrazované okno

okno agendy Smluv bychom mohli rozdělit pomyslně na Horní a Spodní část a na panel Rychlého filtru

Horní část okna

slouží k zobrazování celkového seznamu smluv, případně zobrazení výsledků na základě specifikování údajů ( zúžení výběru ) v Masce, Filtru, Rychlém filtru

Seznam

záložka seznam, taktéž hlavní okno agendy Smlouvy zobrazuje všechny pořízené smlouvy. Počet záznamů ( smluv ) je zobrazován ve spodní části okna, ve stavovém řádku. Ten zobrazuje informace o celkovém počtu smluv, ale také v jakém režimu se vybraná smlouva nachází - ( Náhled, Podání, Oprava ). První číslo zobrazuje na které smlouvě se právě nachází výběrový kurzor, druhé, za lomítkem, je celkový počet smluv v seznamu. Pokud je zobrazeno jen jedno číslo jedná se o celkový počet smluv.

Maska

pole masky, je umístěno nad popisem sloupců, do každého pole masky lze zapsat údaje odpovídající popisu sloupce a tím zobrazit je tyto informace.
Pomocí Masky v agendě Smlouvy je možné zobrazovat tyto údaje :

  • Deník
  • Stav - zobrazí smlouvy v jednotlivých stavech ( od neuvedeno po stornováno )
  • Číslo - zobrazí vybranou smlouvu s požadovaným číslem
  • Popis - můžeme vyhledat smlouvu dle textu zadaného v poli Popis
  • Smluvní partner - vyhledávání smluv dle smluvních partnerů
  • Podpis - zobrazí smlouvy v jednotlivých stavech ( neuvedeno, podepsáno, nepodepsáno )

Pro potvrzení masky a zobrazení požadovaných údajů provedeme klávesou F5 anebo kliknutím na ikonku Obnovit v nástrojové liště.

Filtr

v případě, že nám nestačí vyhledávání informací v Masce, použijeme Filtr, zde je již více možností pro vyhledávání. Postup pro vyhledávání a zobrazovaní informací je stejné jako při vyhledání pomocí masky. Zobrazení provedeme kliknutím na ikonu Obnovit v nástrojové liště, nebo stisknutím klávesy F5.
Položky, které je možné zobrazovat pomocí Filtru :

  • Počátek platnosti
  • Konec platnosti
  • Počátek účinnosti
  • Konec účinnosti
  • Datum schválení
  • Druh smlouvy
  • Podepisující
  • Navrhl
  • Organizační jednotka
  • Investiční akce
  • Schválil

Panel rychlého filtru

panel rychlého filtru se nachází v pravém horním rohu okna, navazuje na panel snadného spuštění.
Kliknutím na jednotlivé možnosti se okamžitě zobrazí odpovídající záznamy
Je možné rychle zobrazovat záznamy v těchto skupinách :

  • Smlouvy
  • Dodatky
  • Zrušené
  • Lokalizace : Vlastní, Odboru, Všechny
  • Platnost : Platné, Účinné, Všechny
  • Stav : Navrženo, Schváleno, Ukončeno, Stornováno, Všechny

Spodní část okna

v této části okna zavádíme požadované data při pořizování smlouvy, případně upravujeme v módu úpravy, jsou zde zobrazovány detaily jednotlivých smluv a je možné dále přepínat mezi jednotlivými záložkami ( Detail, Dokumenty, Poznámka, Dodatky, Historie, Dotčené subjekty )

Detail
  • Stav - zvolíme v jakém stavu se nachází smlouva ( Neuvedeno, Navrženo, Schváleno, Ukončeno, Stornováno )
  • Typ - vybereme o jaký typ se jedná : Smlouva, Dodatek
  • Organizační jednotka - zvolíme organizační jednotku
  • Číslo smlouvy - hvězdička v poli znamená, že se číslo smlouvy vyplní se automaticky při uložení, je ale také možné číslo zapsat manuálně
  • Částka
  • Smluvní partner - po kliknutí na podtržený text Smluvní partner se otevře okno Adresář subjektů, zde vybereme ze seznamu smluvního partnera, v případě že v adresáři nebude, zavedeme a poté dvojklikem vybereme, smluvní partner se zobrazí
  • Popis - textově popíšeme
  • Specifický symbol
  • Druh smlouvy - vybereme z nabídky druh smlouvy, ( v případě že nenalezneme odpovídající druh smlouvy, bude nutné zavést požadovaný druh smlouvy, provedeme uložení, vypneme agendu Smlouvy, zvolíme : Administrace - Smlouvy - Druhy Smluv v otevřeném okně zavedeme požadovaný druh smlouvy, poté opět spustíme agendu Smlouvy a nově zavedený druh smlouvy se zobrazí )
  • Investiční akce
  • Kmenová smlouva
  • Počátek platnosti - je datum, kdy byla smlouva podepsána, v případě když je datum podpisu odlišné ( jedna strana podepíše později ) datum platnosti je datum podpisu druhé strany
  • Konec platnosti - datum specifikované ve smlouvě, případně datum výpovědi / zrušení smlouvy
  • Počátek účinnosti - ve většině případů je shodné s datem počátku platnosti smlouvy, pakliže není v samotné smlouvě specifikováno jinak
  • Konec účinnosti - datum specifikované ve smlouvě, případně datum výpovědi / zrušení smlouvy
  • Způsob ukončení - vybereme způsob ukončení smlouvy ( Neuvedeno, Splněním, Dohodou, Odstoupením, Výpovědí )
  • Navrhovatel - vybereme ze seznamu pracovníka oprávněného smlouvu navrhnout
  • Stav podpisu - vybereme v jakém stavu se nachází podepisování ( Nepodepsáno, Podepsáno )
  • Podepisující - vybereme ze seznamu pracovníka oprávněného smlouvu podepsat
  • Schválil - vybereme ze seznamu pracovníka oprávněného smlouvu schválit
  • Datum schválení - zapíšeme datum schválení smlouvy
Dokumenty

do záložky Dokumenty je možné přihrávat libovolné dokumenty ( oskenované smlouvy, dodatky atd ), které se uloží do databáze a budou kdykoliv přístupné všem.
Vkládání souboru provádíme metodou drag-and-drop ( chytit a pustit ) - na dokument, který chceme přenést do záložky Dokumenty v agendě Smlouvy, jednou klikneme na levé tlačítko myši, nepouštíme ( ukazatel myši se změní - přibude malý čtvereček a symbol plus ), přetáhneme do okna Dokumenty a pustíme, soubor bude vložen do záložky Dokumenty.
S takto vloženými soubory je možné dále pracovat :

  • můžeme si zvolené soubory otevírat a prohlížet
  • uložit na pevný disk vašeho PC
  • případně odstranit

Všechny tyto akce provádíme pomocí ikon ( Otevřít dokument, Uložit na disk, Odstranit )

Poznámka

v toto pole je možné využít pro textové poznámky

Dodatky
Historie

všechny akce se záznamy v agendě Smlouvy jsou zaznamenávány v záložce Historie, tato funkce nám umožňuje sledovat veškeré operace, které byly kdy s jednotlivými Smlouvami prováděny, tedy : pořízení, oprava, zrušení a předání smlouvy, také kdo změny prováděl a v jakém odboru se jednotlivé smlouvy nacházejí ( Lokalizace ).

Dotčené subjekty

v případě, že smlouvu uzavíráme s více než jedním smluvním partnerem ( dotč.subjektem ), k tomuto účelu slouží záložka Dotčené subjekty.

  • Přidání Nového smluvního partnera ( dotč. subjektu ) ke smlouvě :
    • klikneme na ikonku Nový - v otevřeném okně ( Adresář subjektů ) vybereme a dvojklikem zvolíme subjekt
    • z nabídky přiřadíme subjektu roli - Další smluvní partner, Hlavní smluvní partner, Neurčeno
    • kliknutím na ikonku Uložit uložíme
  • Úpravy :
    • kliknutím na ikonku Upravit můžeme provádět úpravy : změna názvu subjektu, změna role
  • Vymazání / Storno :
    • provádíme kliknutím na ikonku popelnice

Pořízení nové smlouvy

podrobný postup popisující pořízení nové smlouvy :

  • kliknutí na ikonu Nový v nástrojové liště ( klávesa F3 )
  • postupně vyplňujeme požadovaná pole : Stav, Typ, Organizační jednotka, Číslo smlouvy, Částka, Smluvní partner, Popis, Specifický symbol, Druh smlouvy, Investiční akce, Kmenová smlouva, Počátek, Konec platnosti, Počátek, Konec účinnosti, Způsob ukončení, Navrhovatel, Stav podpisu, Podepisující, Schválil, Datum schválení.

Podrobné vysvětlení k jednotlivým polím naleznete v sekci 1.2.3.1. Detail

  • překontrolujeme zapsané údaje
  • uložíme kliknutím na ikonu Uložit v nástrojové liště ( klávesa F2 )

Úprava pořízené smlouvy

úpravu jednotlivých smluv provádíme :

  • kliknutím na ikonu Upravit v nástrojové liště ( klávesa F4 )
  • můžeme provádět úpravy a opravy ve všech zobrazovaných polích v detailu smlouvy
  • uložení provedeme kliknutím na ikonu Uložit v nástrojové liště ( klávesa F2 )

Storno / zrušení smlouvy

zrušení / storno smlouvy provedeme kliknutím na ikonu Smazat ( černá popelnice ).
Po potvrzení dotazu zdali chceme smlouvu zrušit bude smlouva odstraněna.
Zrušené smlouvy je možné zobrazit použitém Rychlého filtru - zaškrtnutím v políčku Zrušené.

Předání smlouvy

funkce Předání slouží k předávání dokumentů z agendy Smluv mezi jednotlivé pracovníky úřadu.
Předání provedeme, tak že :

  • předání jednotlivé smlouvy :
    • v seznamu smluv najdeme ( pomocí masky, filtru, případně dohledáním ) smlouvu k předání
  • předání smluv hromadně
    • zcela vlevo ( vedle sloupce Deník ) je sloupeček, do kterého je možno kliknout, po kliknutí se zobrazí v řádku fajfka, která označí smlouvu, tímto postupem označíme všechny smlouvy, které hodláme předat
  • pokračujeme kliknutím na ikonu Předat v nástrojové liště ( modrá šipka ) anebo použitím klávesy F6.
  • Otevře se okno Předání smlouvy, zde vybereme :
    • Odbor
    • Uživatele
  • smlouvu předáme kliknutím na tlačítko Předat.

V okamžiku předání, přecházejí vlastnické práva na pracovníka, kterému jsme smlouvu předali.
Ten od okamžiku předání může s předanou smlouvu pracovat.

Tisk / tiskové sestavy

  • Tisk - provádíme kliknutím na ikonu Tisk v nástrojové liště. Vygeneruje se sestava ve formátu PDF, zároveň se otevře PDF prohlížeč a zde je možné sestavu vytisknout.
  • Tiskové sestavy - po kliknutí na ikonu Tiskové sestavy v nástrojové liště se otevře okno, zde jsou všechny tiskové sestavy pro modul smlouvy k dispozici. Po výběru tiskové sestavy klikněte na tlačítko Generovat, tisková sestava se vygeneruje, otevře se PDF prohlížeč a je možné tisknout.

Administrace

administrace je agenda, kterou používáme pro nastavování jednotlivých modulů, nastavení parametrů pro jednotlivé agendy, specifikování funkcí

Druhy smluv

v případ, že nenalezneme vhodný druh smlouvy v nabídkové seznamu v Detailu při pořizování smlouvy, uložíme rozpracovanou Novou smlouvu, uložíme a vypneme agendu Smlouvy.
Pak klikneme na Administrace - Smlouvy - Druhy smluv
Automaticky se otevře okno Druhy smluv.

Pořízení nového druhu smlouvy

  • klikneme na ikonu Nový ( klávesa F3 )
  • vyplníme zkratku ( podle směrnic určených metodikem úřadu )
  • vyplníme textově pole Popis druhu smlouvy
  • uložíme ( klávesa F2 )

Oprava / Úprava druhu smlouvy

v případě, že potřebujeme opravit, upravit druh smlouvy

  • klikneme na ikonu Upravit ( klávesa F4 )
  • upravíme požadované údaje
  • uložíme ( klávesa F2 )

Vymazání / Storno druhu smlouvy

v případě potřeby je možné druh smlouvy odstranit

  • klikneme na ikonu popelnice v nástrojové liště a druh smlouvy bude odstraněn

Rychlý filtr

panel v pravém horním rohu okna umožňuje rychle vybírat druhy smluv, dle použití

  • Vlastní, použité
  • Použité spisovým uzlem
  • Použité organizací
  • Všechny